Prüfung von Angeboten
- Kazimierz Salewicz
- 16. Aug. 2019
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 26. Aug. 2024
Das Angebot kann als ein Fundament für eine zukünftige Zusammenarbeit zwischen Kunden und Lieferanten interpretiert werden. Auf Basis des Angebotes wird ein Vertrag unterzeichnet und danach kann mit der Projektimplementierung begonnen werden.
Im Zuge der Vorbereitung zu einem Projekt definieren beide Parteien, das sind der Auftraggeber oder Kunde und der Auftragnehmer oder Lieferant, ihre Vorstellungen in Bezug auf Liefer- und Leistungsumfang, Verantwortlichkeiten, Termine, kommerziellen und rechtlichen Bedingungen und viele andere Aspekte, die über Verlauf des Projektes entscheiden können.
Der geplanten Sicht des zukünftigen Projektes durch den Auftraggeber wird typischerweise in einer Ausschreibung, eventuell begleitet durch verschiedene Anhänge, dargestellt.
In typischen Situationen zu Ausschreibung werden mehrere potenzielle Lieferanten (Auftragnehmern) ihre Angebote vorbereiten und dem Kunden zu der Auswahl in vorab definierten Verfahren präsentiert.
Mit seinem Angebot zeigt der Lieferant dem Kunden an, was er genau und unter welchen Bedingungen anbietet. Deswegen kann das Angebot aus zwei verschiedenen Perspektiven beurteilt und bewertet werden:
Aus der Perspektive des Kunden, um zu verifizieren inwiefern entspricht das Angebot den Anforderungen und Erwartungen des Kunden, und
aus der Sicht des Lieferanten, um festzustellen, dass das Angebotene Lösung samt kommerziellen Bedingungen die Anforderung des Kunden machbar und erfüllbar ist.
Aus der Sicht des Kunden kann ein mangelhaftes Angebot den Lieferanten disqualifizieren bzw. als Signal dienen, dass der Lieferant nicht in der Lage ist die Kundenwünsche und Anforderungen zu erfüllen. Andererseits kann aus der Sicht des Lieferanten ein unvollständiges oder mangelhaftes Angebot ein Verlust des möglichen Geschäftes bedeuten bzw. kann die vollständige Erfüllung des Auftrages zu Zufriedenheit des Auftraggebers unmöglich zu machen.
Diese zwei zum Teil widersprüchliche Ansichten verursachen, dass jedes Angebot aus zwei Perspektiven, vom Kunden und Lieferanten, überprüft werden kann. Einerseits werden die Inhalte des Angebotes durch Lieferanten geprüft und auf Vollständigkeit und Richtigkeit in Hinblick auf:
Klarstellung des Liefer- und Leistungsumfanges;
Eindeutige Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten;
Identifizierung von Projektrisiken und Vorbereitung eines Risiko Management Planes;
Darstellung von Unklarheiten und Punkten, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bevor Vertragsunterzeichnung geklärt werden müssen.
Andererseits, die von zukünftigen Lieferanten vorliegende Angebote, werden durch die ausschreibende Stelle der Kundenorganisation mit dem Fokus auf:
Fähigkeiten des Auftragnehmers die Anforderungen des Auftraggebers zu erfüllen;
Garantien und Gewährleistung für die Angebotene Leistungen;
Fähigkeiten des Auftragnehmers nach Beendigung des Projektes eine weitere Unterstützung zu leisten;
Finanzielle und Kommerzielle Bedingungen die von den Lieferanten gefordert sind.
Die oben erwähnte zwei Typen von Angebot Prüfungen können durch entsprechende Abteilungen/Funktionen von beiden Organisationen (Kunde/Lieferant) durchgeführt werden, jedoch bei nicht ausreichenden internen Ressourcen von betroffenen Organisationen können und sollen die erweiterte/vertiefte Prüfungen durch spezialisierte externe Fachleute gemacht werden.
Unabhängig davon, ob sich um Angebotsprüfung aus der Sicht des Auftraggebers oder Auftragnehmers handelt, als Hauptergebnis muss immer eine Risiko Management Plan entstehen. Dieser Plan beinhaltet die Aufstellung von Risiken, die aus der Sich von Auftraggeber bzw. Auftragnehmer bedeutend sind, samt entsprechenden Tätigkeiten, die vorgesehen sind, um die Einflüsse von Risiken zu reduzieren. Für jede sich im Risiko Management Plan befindliches Risiko muss eine oder mehrere Personen namentlich genannt werden als s.g. „Risk Owners“, d.h. Personen, die für die Durchführung von Risikominimierenden Maßnahmen zuständig sind.
Eine detaillierte Beschreibung der Vorgehensweise bei der Erstellung von einem Risikomanagementplan ist im Blog Projektbezogenes RisikoManagement beschrieben.
Als praktisches Beispiel zur Erstellung von einem Risikomanagementplan nehmen wir den Blog Prüfung eines Angebotes für ein Hardware-Projektes im Bereich der Automobilindustrie.
Die identifizierten Risikobereiche sind wie folgt dargestellt:
Bauteilmangel:
Das Risiko einer Projektverzögerung bei nachgewiesener Nichtverfügbarkeit von Elektronik-Bauteilen.
Länderzertifizierungen:
Eine detailgetreue Klärung bezüglich der länderspezifischen Zertifizierungen und Pflichten ist für den Lieferanten und Kunden obligatorisch. Speziell ist die Zertifizierung für Nicht-EU-Länder wichtig.
Inflationsausgleich:
Aufgrund der längeren Projektlaufzeit, speziell in Hinblick auf Wartung und Service, ist darauf zu achten, dass bei Vergütungen eine inflationsbedingte Indexanpassung zu erfolgen hat.
Transport- und Schulungskosten:
Da es sich bei dem Produkt um sicherheitskritisches und komplexes System handelt, ist es notwendig, dass die Verteilung von Kosten für Errichtung, Transport und Schulung zwischen Vertragsparteien zu vereinbaren ist.
Als besonders geeignete Partner für die Durchführung von hier beschriebenen Prüfungen von Angeboten ist unsere Firma zu sehen. Wir haben jahrelang gesammelte Erfahrungen verbunden mit Prüfungen von Angeboten auf IT-Projekte von verschiedener Größe bis zu 5 Milliarden US$ Gesamtkosten.
Die Überprüfungen wurden für zahlreiche Projekte in Österreich, Slowakei, Tschechien, Polen, Deutschland, Schweiz, Süd Afrika, Norwegen und Russland erfolgreich durchgeführt.
